Prowadzenie dokumentacji pracowniczej oraz jej przechowywanie będzie mniej uciążliwe. Od przyszłego roku wchodzą w życie nowe przepisy, które umożliwią przechowywanie dokumentów pracowniczych w całości w formie elektronicznej albo w formie papierowej (obecnie obowiązkowa jest forma papierowa) oraz skracają (z 50 do 10 lat) okres obowiązkowego przechowywania dokumentów pracowniczych.
Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika oraz przechowywać tę dokumentację. W przypadku nierealizowania tego obowiązku, ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł.
Obecnie obowiązujące przepisy nakładają na pracodawców obowiązek przechowywania akt pracowniczych przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy.
10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, pracodawca będzie mógł zastosować dla wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ustawy, tj. po 1 stycznia 2019 r.
W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży.